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多项目并行管理要握好三个抓手 -home―88必发-88必发唯一官网-首页 发布时间:2016-09-19    阅读次数:

T部门要从组织、流程、制度、考核以及工具五个方面开展体系化的改进、优化,从而使得各类并行的IT项目在组织完善、制度健全、流程优化、考核有度、系统高效的环境中稳步推进。

     单个IT项目管理难,多个项目并行管理更难。而马上,我国的企业IT部门将更多地面对多个项目并行的情况。

     “十二五”信息化规划将进入实施阶段,新一代信息技术应用即将全面启动,由此而产生的新一轮信息化建设浪潮将更加汹涌澎湃。在“十二五”期间,随着信息化对业务支撑作用的日益凸显,信息系统与通信网络必将成为企业战略执行与运营管控的重要武器,企业的IT投资将逐年增长,信息化建设项目数量持续增多。这一方面将使得企业信息化水平大幅度提升,另一方面也将给企业的IT部门带来巨大的项目管理压力。

     企业的IT部门在对并行的多个项目进行管理时,要从组织、流程、制度、考核和工具五个方面开展体系化的改进、优化,从而使得各类IT项目在组织完善、制度健全、流程优化、考核有度、系统高效的环境中稳步推进。其中,关键是抓好以下三个抓手。


构建矩阵型组织架构

     构建矩阵型组织架构,明确项目内部职责与项目间责任关系,是高效项目管理的根基。

     有调查显示,很多企业的IT部门在进行多项目并行管理时,经常采取设置虚拟项目管理办公室(PMO)的方法,根据项目性质不同,将IT部门人员分配到多个项目组,并指派具体项目负责人。采用这种方法,仅仅能解决项目分工责任制的问题,却忽视了各项目间密切的关联关系。比如说,网络扩容项目中的技术需求(如各系统带宽容量、网络承载用户数等)可能来自ERP、OA系统等建设项目,信息安全项目中的RTO、RPO指标也要依据软件系统项目要求而定。

     因此,IT部门应该建立矩阵型的项目组织架构,在落实各项目负责人的基础上,进一步明确项目间的关联关系。

     矩阵式项目组织架构的建设,最重要的是明确各项目组的工作职责与项目组间的责任。为防止“责任真空”的出现,在组织职责定义中,一方面要明确内部责任分工与各岗位工作内容,另一方面要定义外部职责,即为保证其他项目正常开展而要做好的工作。比如说,ERP项目组不但要明确筹建工作任务分工、实施进度监控责任要求等具体内部职责,还要定义对网络项目、安全项目外部支持工作责任内容(如进一步明确编制网络技术指标需求书、提出安全防御要求建议等工作责任)。


制定制度体系和项目流程

     要以制度、流程、考核为重要抓手,实现项目管理合规、可控。

     在健全的项目组织架构下,能够驱动项目规范执行的是严明的制度体系与高效的项目流程。企业IT部门在进行大规模信息化项目建设之初就应该建立完善的项目管理制度与技术标准,进而规范未来项目的有序开展。

     大量案例表明,企业在缺乏技术标准情况下匆匆上马项目,极易造成系统开发技术复杂化,信息孤岛,以及IT投资重复等问题发生,给后期的IT运维工作带来无尽的苦难。同样,如果没有严明的制度、流程作为约束,IT项目往往会出现工作无序、检查无规、进度失控等问题,严重影响项目最终质量。

     项目绩效考核是量度项目制度与流程执行效果的最好方法。IT部门可以通过建立科学、合理的考核指标体系,对项目工作进行量化评价,同时在考核中检查并发现潜在的问题。因此,如何构建科学的考核体系是企业IT部门项目管理中重点工作之一。

     IT项目制度标准应包含技术标准规范(包括系统技术应用标准规范、系统数据管理标准规范和系统安全标准规范)、项目建设制度(项目需求管理制度、项目计划进度管理制度、项目技术方案审查管理和项目验收管理制度),以及基础管理制度(包括系统IT资产管理制度、项目物资采购管理制度、项目资金管理制度、项目人员管理制度、项目信息保密管理制度、项目工作审批管理制度、项目资料管理制度和项目考核管理制度)。

     海航实业集团在这方面的经验非常值得借鉴。海航实业集团开展IT项目优化过程中,为企业IT部门建立四级考核标准体系,依次分别是企业信息化整体水平评价考核、IT部门组织绩效考核、IT项目工作绩效考核、IT岗位人员绩效考核,并将考核与制度、流程与组织岗位有效关联,最大程度地发挥考核工具作为量度尺的作用。比如说,在项目管理制度实施条目中明确工作考核内容,约束制度执行内容;在流程规范中设定可量化的考核控制点(KGI),实现流程过程可控;在组织岗位职责中明确考核要求,为组织和岗位人员工作质量评价提供衡量依据。


建设IT项目管理系统

     IT项目管理系统可以固化制度、流程及考核要求,真正实现管理落地。

     IT项目管理系统是固化项目管理制度与流程规范的重要方式,可为项目各方提供一整套规范、高效的电子化工作平台。

     IT项目管理系统的应用可以实现各项目组的工作协同。如果没有有效的IT系统作为支持,项目各方仅靠电话、邮件等传统方式进行业务沟通,可能经常出现任务执行延迟,甚至甲方任务派发后无反馈等给项目带来不利影响的情况。

     而IT项目管理系统可以建立起一个以工单流转为核心的协同运营机制,使得IT部门的各类项目任务、要求以工单形式在总包方、开发方、监理方、集成方之间有序流转,实现项目任务的及时派发、及时处理、及时反馈。而IT部门则可以通过系统及时、动态掌握各项目的进度和状态,同时还可以利用系统收集和整理各个项目的管理信息,为阶段工作检查与绩效考核提供详实、准确的参考数据支撑。

     IT项目管理体系优化工作是企业IT部门重要的基础性工作,将为“十二五”期间各类IT项目的高效执行奠定基础保障,同时优化项目管理体系。


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