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信息化PMO的建设该如何进行? -home―88必发-88必发唯一官网-首页 发布时间:2017-02-15    阅读次数:


项目管理办公室(Project Management Office,PMO)是对与项目相关的治理过程进行标准化,并促进资源、方法论、工具和技术共享的一个组织部门。PMO的职责范围可大可小,从提供项目管理支持服务,到直接管理一个或多个项目。

项目管理办公室要明确方向,做好信息化项目群的管理,逐步建立起项目管理体系,提高项目的管理能力,逐步增加管理职能,向更高一级的项目管理理办公室努力,保证项目的顺利完成和增值。全面信息化设置项目办公室对项目进行支持和管理,对项目实施起到重要促进和保障作用,目前信息化进入二期和一期功能增强阶段,从项目范围、数量和团队人数方面都成倍增加,如何继续发挥好项目管理办公室的作用,是我们需要思考的重要问题。


PMO在前期项目中起到重要作用:

首先在项目服务和协调方面,从项目人员用车、用餐、住宿、通讯等方面提供有力的保证;从人员、办公场所、物品、工具等方面起到重要作用。

其次,在日常管理方面起到重要作用,在项目收发文、考勤考核、会议管理、活动管理、办公场所管理方面做了大量工作。

第三在项目的管理方面,完成了计划的协调、汇总与沟通,项目方案制定与推进,既定事项跟催,项目文档管理、项目宣传等工作。


从这些方面来说, 项目管理办公室比较合格,也取得良好效果。随着项目的升级,信息化二期项目ERP和CCS系统分别涵盖各业务模块功能增强开发和7个试点企业的工作,工作面成倍增加,这些都对项目办公室提出了更高要求。


集团总部及其他产业集团、成员企业对项目管理办公室也提出项目管理指导和支持方面的多方面需求。鉴于此,信息化项目管理办公室不能再局限于对单个项目支持和管理作用,应面向多个项目,加强对多个项目的管理与控制。需要在以下方面进行提高。


1、项目程序和工作的标准化,加强单个项目管理和控制

项目办需要梳理从项目的启动,计划实施,控制,验收整个过程的流程,对项目中使用的工具和模板进行统一整理和优化,总结以往项目知识和经验确定各项活动的标准和关键控制点,使项目能够实现规范化管理。对单个项目加强管理和控制首先从对项目的计划和控制入手,重点检查项目是否按项目主计划在执行,关注项目工作中出现的问题,及项目需要协调的资源,并对项目关键工作的质量进行把关。如果说我们在试点阶段的项目管理是摸着石头过河,那么在中,要实现规范化管理和有效控制。


2、资源的配置和内外协调

合理规划配置项目资源,重点关注关键资源,避免出现资源冲突。作为信息化项目最关键的资源是顾问和业务人员,确定各类人员在项目过程中的需求量是资源配置的首要工作。

其次是项目组织的会议安排,项目各方领导时间的统筹安排,其它还有一些会议室、培训教室、食堂、宿舍等等一些硬件的合理安排。在做好资源配置同时还要注意内部各组之间的横向接口和协调,要建立整体观念,实现各组的协同管理,建立沟通机制,使项目部人员能够在理念、行动方式、沟通方面顺利畅通。事实证明,多数的问题出现在接口处,因此项目办要加强各模块及各组之间接口处的管理。与外部的协调方面,项目办要做好与项目相关各级领导沟通,做好与企业的各个职能部门的协调,做好合作伙伴以及其他的相关企业的沟通,争取对项目的理解和支持,推动项目工作顺利进展。


3、重视项目管理方法指导,加强知识管理

项目办要指导和推动各成员企业项目的开展,总结试点单位项目管理的整个过程,协助企业进行制定项目总体计划,指导项目管理工具和模板的使用。项目办要加强知识管理,整理和优化项目管理知识和技能,减小后续项目的风险,提高项目执行效率,同时也可以为其他产业集团信息化提供借鉴。事实证明,一个项目的知识积累量占总知识量的70%,在知识转移中逐步沉淀,真正能在下个项目中使用的只有25% ,项目的知识管理需要项目办做好每一个环节的工作。


4、做好重点服务支持功能

在项目服务支持和日常的管理方面,项目办要有所为和有所不为,对于一些重要的职能如收发文,重要资源协调,重点会议活动组织和宣传外,其他的服务职能充分要发挥各分项目部及项目小组各个委员的作用,让各小组负担起自己的行政和日常管理工作。另外就是项目办可以在集中起来办理效率更高的事情上多做一些工作,其他如考核、报销、考勤考核等日常管理的职能则能放则放,关键要发挥好监督和检查作用。另外就是加强对项目经理的支持,把项目经理的要求和原则,能够执行和贯彻下去,使项目经理能有更多精力投入到项目的核心工作中去。


目前,项目管理办公室的突破点做好项目的整体规划,建立并实施项目管理的标准流程,包括项目管理工具、可重复的流程和最佳实践经验。挑战就是如何建立一套针对信息化实施项目的信息系统,把项目管理的标准流程,工具和模板固定下来,实现所有的项目都能在系统内运行。


信息化项目管理办公室就是要利用先天优势,逐步提高人员整体素质,总结信息化项目经验和成果,发展路径就是项目支持办公室-业务单元管理办公室-产业集团项目管理办公室-总部集团级项目办公室。方法就是根据不同阶段项目管理办公室的需求,从组织、流程、系统、职能、标准、方法、能力等方面不断地提升,这其间需要2-3年甚至更长的时间,这也是信息化项目管理办公室更大的挑战。


项目管理作为集团企业的重要能力之一,项目办公室功能和定位通常是作为企业的战略管理单位。在全球500强企业内有100多家企业设置了集团级别项目管理办公室,事实证明项目管理办公室,并不是带来成本的增加,而是在项目的成本有3-4%的节省,同时在项目的范围和项目延期方面都有较大的改善,其中部分企业实现了项目的组合管理,并与企业的战略紧密的联系在一起,在集中项目资源,确定项目的优先级,确定项目的立项批准,项目的监督和审计等方面都起到明显的效果。


5、做好项目的人员规划

信息化项目对IT技术、项目管理、业务、系统方面的综合人才需求量会日益增大,除了从企业外部招聘以外,更重要的就是内部培养,项目管理办公室就是要逐步承担起这个责任。保证项目团队的稳定性,同时要加强项目团队的活力,做到人员能进能出,实现一般人员的及时轮换和优秀人才的培养,为信息化的储备人才,培养更多的信息化方面的复合型人才及专业人才。在项目部内部通过轮岗锻炼等各种方式,进行各方面能力的培养,逐步建立自己的项目梯队式人才库。建立项目中各类人才的通道,通过项目顾问资格认证和项目津贴的形式,做好项目成员职业规划和相应的信酬福利。在做好规划时还要与职能部门协同做好各企业相关人员的规划。

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